Dématérialisation des données d’état civil : Mégalis Bretagne s’associe avec le ministère de la justice et l’ANTS pour déployer le dispositif COMEDEC dans les communes bretonnes
Le 18 février dernier, une soixantaine de participants étaient rassemblés - à l’invitation de Mégalis Bretagne, du ministère de la justice et de l’ANTS (Agence Nationale des Titres Sécurisés) - pour une première réunion sur le dispositif COMEDEC (COMmunication Electronique de Document d’Etat Civil).
Le ministère de la justice, l’ANTS, le Conseil Supérieur du Notariat, Brest Métropole Océane (première commune raccordée au dispositif en Région) et Mégalis Bretagne sont ainsi intervenus devant des communes bretonnes et des représentants de Préfectures, venus s’informer sur le dispositif, ses objectifs et les conditions du déploiement en Bretagne.
Dans un premier temps, une vingtaine de communes bretonnes sera ainsi accompagnée par Mégalis Bretagne pour une mise en production du dispositif COMEDEC. L’élargissement à l’ensemble des autres communes bretonnes sera réalisé dans un second temps, avant la fin de l’année 2014.
Ci-dessus les participants réunis le 18 février dernier
ENTRETIEN avec Vincent Mazalaigue, Chargé de mission dématérialisation du Cabinet du secrétariat général du ministère de la justice et Jean-Baptiste Vespiers, Chef de projet COMEDEC à l’Agence Nationale des Titres Sécurisés.
Ils nous rappellent les grandes lignes du projet COMEDEC et nous expliquent l’intérêt de la collaboration avec le Syndicat mixte Mégalis Bretagne.
Pouvez-vous nous présenter en quelques lignes le projet COMEDEC ?
Le projet est mené par le ministère de la justice dans le cadre du choc de simplification, tandis que le dispositif technique est mis en oeuvre et déployé dans les communes par l'ANTS.
Ce dispositif de dématérialisation a été rendu possible par la publication du décret du 10 février 2011 modifiant celui de 1962 relatif à l’état civil.
COMEDEC est une plateforme d’échanges entre les mairies dépositaires des registres de l’état civil et les destinataires de données de l’état civil, administrations et notaires :
• Les demandeurs sont le ministère de l’intérieur, dans le cadre du passeport, les notaires, à terme les organismes de protection sociale.
• Les fournisseurs de données sont les communes et l’état civil central de Nantes (français nés à l’étranger).
L’objectif est de dispenser les usagers de l’obligation de produire un acte de l’état civil à l’appui de leurs démarches administratives en permettant aux administrations et organismes légalement fondés à requérir de tels actes, de demander directement auprès des officiers de l’état civil qui en sont dépositaires.
Ce nouveau dispositif permet, d’une part, de simplifier les démarches administratives des usagers et d’autre part, de lutter contre la fraude documentaire.
Dans un premier temps, COMEDEC concerne les actes de naissance pour les demandes de passeport et les notaires ; aujourd’hui, le dispositif permet de satisfaire 5% des usagers qui auraient eu besoin de produire un acte de l’état civil à l’appui de leur demande de passeports, l’objectif à moyen terme est de doubler ce pourcentage.
Qu’est-ce que le dispositif COMEDEC va changer pour les usagers et pour les communes bretonnes ?
Le dispositif permet aux usagers de simplifier leurs démarches (obtenir une réponse plus rapide) et de protéger leur vie privée (les échanges sont totalement sécurisés).
Avec la mise en place de COMEDEC, l’usager n’a plus besoin de demander à sa mairie de naissance un extrait de son acte de naissance préalablement à sa demande de passeport. C’est déjà le cas pour les usagers nés à Brest quel que soit le lieu de dépôt de leur demande de passeports.
Pour les mairies dépositaires des données d’état civil, COMEDEC permet de limiter l’affluence des usagers au guichet, réduire le volume des courriers entrants, réduire le traitement multi-canal des demandes (internet-guichet-courrier) et optimiser le suivi des demandes. La solution permet de supprimer la réponse papier aux demandes reçues par courrier ou internet, et par là-même de réduire les coûts d’affranchissement.
Pourquoi avoir choisi de collaborer avec le Syndicat mixte Mégalis Bretagne pour déployer le projet COMEDEC en Bretagne ?
Le partenariat du ministère de la justice et de l’ANTS avec Mégalis Bretagne vise principalement à conduire une démarche concertée pour l’accompagnement des communes dans l’appropriation du dispositif COMEDEC. La collaboration avec le Syndicat mixte est essentielle, permettant à l’Etat de s’appuyer sur des relais locaux pour démultiplier son action en faveur de la dématérialisation des échanges administratifs entre les communes et l’Etat ; le large périmètre d’intervention de Mégalis – la région Bretagne – constitue à cet égard un point fort pour la diffusion du dispositif auprès de multiples communes sur un vaste territoire.
D’autres arguments ont également incité le ministère de la justice à solliciter le Syndicat mixte. Tout d’abord son expertise en matière d’administration électronique, tout particulièrement son savoir-faire en matière d’accompagnement à l’utilisation de la signature électronique (au cœur de la sécurisation du dispositif COMEDEC). Par ailleurs, les principes de solidarité territoriale et de mutualisation défendus par le Syndicat mixte sont autant de points forts pour la diffusion du dispositif COMEDEC auprès des communes.
Tout ceci constitue un contexte très positif pour s’adresser à toutes les communes - aux plus grandes comme aux plus petites - avec des moyens d’accompagnement similaires.
C’est un aspect important car le dispositif COMEDEC s’applique au nombre d’actes d’état civil gérés par une commune, or, ce volume n’est pas toujours proportionnel au nombre d’habitants qui y résident. Prenons l’exemple d’un hôpital installé sur le territoire d’une petite commune : un nombre important de naissances sera à l’origine d’autant d’actes d’état civil que devra alors gérer la commune.
Quel est le planning du déploiement en Bretagne ? Quelles sont les évolutions à venir du projet au niveau national ?
En Bretagne, le dispositif sera dans un premier temps mis en œuvre dans 20 communes qui se sont portées candidates pour l’expérimenter en deux vagues successives. D’ici fin 2014, le dispositif d’accompagnement sera généralisé à l’ensemble des communes bretonnes.
Au niveau national, il est prévu que COMEDEC fasse l’objet de plusieurs évolutions dans les mois à venir. Le dispositif pourrait prochainement être étendu aux actes de mariage et de décès et aux échanges entre communes.
En savoir plus
- Un site d’information disponible : http://comedec.justice.gouv.fr
- Un site internet support : http://www.ants.gouv.fr/Les-solutions/COMEDEC
